Акт сверки

Документ, в котором две стороны сводят свои записи о расчётах друг с другом и находят расхождение. Для селлера это способ поймать неучтённую поставку, забытый возврат или удержание площадки до того, как они станут потерянными деньгами.

Также: акт сверки, акта сверки, акт сверки взаиморасчётов, сверка взаиморасчётов, акт сверки это, сверка с поставщиком

Акт сверки — таблица, в которой ты и твой контрагент выкладываете рядом свои записи: что отгружено, что оплачено, сколько осталось. Совпало — расчёты в порядке. Не совпало — начинается самое ценное: разбор, кто чего не учёл.

Это не формальность для бухгалтерии. Для селлера сверка — единственный способ обнаружить деньги, которые ты уже потерял, но пока об этом не знаешь.

Считаем на нашем примере

В нашем учёте долг поставщику — 320 000 ₽. Поставщик прислал акт: 347 000 ₽. Расхождение 27 000 ₽.

Разбираем по строкам:

Причина	Сумма	Кто прав
Возврат брака от 12-го числа	12 000 ₽	мы: поставщик не провёл
Накладная от 28-го, товар приехал 2-го	15 000 ₽	он: мы не оприходовали

Итог: реальный долг — 335 000 ₽. Не подпиши мы акт вслепую и не разбери строки, было бы два исхода, и оба плохие: либо отдали лишние 12 000 ₽, либо не заметили, что закупок в учёте на 15 000 ₽ меньше, чем на складе, — а это уже искажённая себестоимость.

С кем сверяться и как часто

С кем	Как часто	Что ловим
Поставщик	раз в квартал и перед крупной оплатой	двойные оплаты, непроведённые возвраты, забытые накладные
Площадка	каждый период выплаты	удержания, штрафы, компенсации, потерянные поставки
Оптовый покупатель	перед новой отгрузкой с отсрочкой	просроченную дебиторку
Логистика и склад-подрядчик	раз в месяц	двойные тарифы за хранение, услуги, которых не было

Сверка с площадкой — не совсем классический акт: тут ты сводишь свой расчёт с её отчётом о реализации. Формула простая:

Продажи − комиссия − логистика − хранение − штрафы + компенсации = сумма выплаты

Не сошлось — ищи строку. Именно так находятся удержания, о которых никто не предупреждал.

Что делать, когда цифры разошлись

Сравнивай по документам, а не по итогам. Итог показывает, что разница есть; строки показывают, где она.
Начинай с границ периода. Больше половины расхождений — это отгрузка последних чисел, попавшая у тебя в один месяц, а у контрагента в другой.
Проверь возвраты и брак. Второе по частоте место: у тебя возврат проведён, у него — нет.
Ищи оплату без документа и документ без оплаты. Это и есть двойные платежи, которые обнаруживаются через полгода.
Фиксируй результат письменно. Устное «да, мы поправим» через месяц превращается в новый акт с теми же цифрами.

Три правила, которые экономят деньги

Не подписывай акт, не сверив строки. Подписанный акт — признание долга. С этого момента спорить намного сложнее, а сумма в нём становится вашей общей правдой.

Сверяйся до оплаты, а не после. Пока деньги у тебя, разговор идёт на равных. После перевода вернуть переплату — отдельный сюжет на месяцы.

Расхождение — это работа, а не бумага. Каждое расхождение означает либо ошибку в твоём учёте, либо чужую ошибку в твою пользу или против тебя. И то и другое надо доводить до конца: одна незакрытая строка через год превращается в десять.

Как это связано с остальными цифрами

Акт сверки — проверка твоей кредиторской задолженности и дебиторки со стороны, а вместе с инвентаризацией он закрывает обе половины учёта: сверка по деньгам и сверка по товару. Расхождения обычно приходят парой — недостача на складе и неучтённая накладная у поставщика оказываются одним и тем же событием.

Что подписывать и на что ссылаться в споре — вопрос первичных документов: акт без накладных за ним ничего не доказывает.

Что делать прямо сейчас

Запроси акт у двух-трёх основных поставщиков. Если сверки не было ни разу, расхождение найдётся почти наверняка — и чем дольше не сверялись, тем оно больше.
Сведи последнюю выплату площадки по формуле выше. Полчаса работы, а находки обычно измеряются десятками тысяч рублей.
Поставь сверку в календарь как регулярное дело. Раз в квартал по поставщикам, каждую выплату по площадке — иначе она случается только тогда, когда деньги уже пропали.

В FinFlai удержания и выплаты площадок разложены по строкам отчётов — поэтому сверка выплаты сводится к сравнению двух колонок, а не к ручному пересбору периода.