Первичные документы

Первичные документы — бумаги (чаще уже электронные), которыми подтверждается каждая операция бизнеса. Купил товар — накладная. Заказал услугу — акт. Заплатил — платёжка или чек. Продал через площадку — её отчёт о реализации.

Слово «первичные» означает буквально: это первоисточник. Все отчёты — прибыль, себестоимостьСебестоимостьСколько тебе стоила единица товара к моменту продажи: закупка плюс всё, что потрачено, чтобы товар доехал до покупателя. Не только цена у поставщика — забытые доставка, упаковка и брак завышают прибыль на десятки процентов., балансБалансОтчёт, который показывает состояние бизнеса на конкретную дату: чем ты владеешь и чьи это деньги. Третий обязательный отчёт после отчёта о прибылях и убытках и отчёта о движении денег — именно он отвечает, стал бизнес богаче или просто наторговал. — собираются из них. Нет документа — цифра взята из головы.

Что относится к первичке селлера

Отдельно про отчёт площадки: это не «личный кабинет посмотреть». Это документ, на основании которого признаётся выручкаВыручка, доход и прибыльВыручка — сколько тебе заплатили покупатели. Доход — шире: выручка плюс всё прочее, что заработал бизнес. Прибыль — то, что осталось после расходов. Деньги на счёте — четвёртая цифра, и она не совпадает ни с одной из трёх. и удержания, и именно его версия становится твоим доводом в любом споре.

Зачем это тебе, а не бухгалтеру

Подтвердить расход. Расход без документа для налоговой не существует. На упрощённой системе, где считают доходы минус расходы, потерянная накладная означает, что закупка не уменьшила налог — то есть ты заплатил больше собственными деньгами. Конкретику по своей системе всегда сверяй с бухгалтером: тут цена ошибки высокая.

Доказать себестоимостьСебестоимостьСколько тебе стоила единица товара к моменту продажи: закупка плюс всё, что потрачено, чтобы товар доехал до покупателя. Не только цена у поставщика — забытые доставка, упаковка и брак завышают прибыль на десятки процентов.. Ты можешь считать ФИФОФИФО (FIFO)Метод учёта запасов: при продаже списывается товар из самой ранней партии — «первый пришёл, первый ушёл». Влияет на себестоимость продаж и на оценку остатка склада. или среднюю себестоимостьСредневзвешенная себестоимостьМетод учёта запасов: себестоимость единицы считается как средняя по всем партиям на складе с учётом их количества. Пересчитывается при каждом новом поступлении. как угодно точно, но цифра берётся из накладных. Нет накладной — себестоимость превращается в «примерно 700 ₽», а вместе с ней плывёт и вся юнит-экономикаЮнит-экономикаРасчёт прибыли на одной единице товара: сколько остаётся с продажи после закупки, комиссии, логистики, хранения и рекламы. Если единица убыточна, рост продаж ускоряет убыток, а не спасает от него..

Выиграть спор. Поставщик недовёз 30 штук, площадка потеряла поставку, брак пришёл партией. Во всех трёх случаях решает не переписка, а акт, составленный вовремя.

Не переплатить дважды. Без закрывающих документов легко оплатить один и тот же счёт дважды — особенно при отсрочках. Ловится это актом сверкиАкт сверкиДокумент, в котором две стороны сводят свои записи о расчётах друг с другом и находят расхождение. Для селлера это способ поймать неучтённую поставку, забытый возврат или удержание площадки до того, как они станут потерянными деньгами., а сверять там нечего, если документов нет.

Электронный документ — тоже документ

Подписанный электронной подписью документ равен бумажному, и для селлера это удобнее: он не теряется, не выцветает и ищется поиском. Скан без подписи — не документ, а картинка: как напоминание сгодится, как доказательство нет.

Сколько хранить

Общий ориентир — не меньше пяти лет после года, к которому документ относится: этого требуют и закон о бухучёте, и налоговый кодекс. По документам, которые касаются имущества и убытков, срок может быть длиннее.

Практическое правило проще срока: храни всё, что подтверждает деньги, пока бизнес жив. Место стоит копейки, восстановление накладной трёхлетней давности — недели переписки.

Как не утонуть

1. Одна папка на месяц, разложенная в день получения. «Разберу потом» — самая дорогая привычка в учёте: через квартал восстановить цепочку уже нельзя.
2. Реестр недостающих документов. Оплата прошла, документа нет — строчка в списке. Раз в неделю прозвонить пять строк проще, чем в марте искать восемьдесят.
3. Правило перед оплатой. Не подписан документ по прошлой поставке — не отправляй деньги за новую. Пока деньги у тебя, вопрос решается за день.
4. Забирай отчёты площадок сразу. Периоды закрываются, кабинеты меняются, доступ к старым файлам ограничивают. Скачанный вовремя отчёт — твой, лежащий в кабинете — их.

Если документа нет

Три ситуации и три разных ответа.

Документ был, но потерялся. Запроси дубликат у контрагента — по электронному документообороту это минуты, по бумаге неделя. Пока не пришёл, держи операцию в реестре недостающих, а не «в голове».

Документа не было изначально. Купил у частного лица, оплатил с личной карты, договорился на словах. Для управленческого учётаУправленческий учётУчёт для собственника, а не для налоговой: показывает, зарабатывает ли бизнес и что с этим делать. Правила устанавливаешь ты сам, важна не форма, а скорость и польза решений. это не смертельно — операцию всё равно записывают, иначе поплывёт себестоимость. Для налоговой такой расход подтвердить нечем, и это уже вопрос к бухгалтеру, а не к таблице.

Контрагент документ не даёт. Самый частый случай — мелкие подрядчики и разовые услуги. Правило простое: не даёт закрывающих документов — считай его цену на десяток процентов выше, потому что расход ты не подтвердишь. Часто после такого пересчёта он перестаёт быть дешёвым.

Что делать с этим дальше

Первичка — фундамент, на котором стоят управленческий учётУправленческий учётУчёт для собственника, а не для налоговой: показывает, зарабатывает ли бизнес и что с этим делать. Правила устанавливаешь ты сам, важна не форма, а скорость и польза решений. и все решения по цифрам. Порядок в ней даёт три вещи сразу: расходы подтверждены, себестоимость честная, спор с контрагентом выигрывается документом, а не нервами.

В FinFlai отчёты площадок подтягиваются автоматически и хранятся у тебя — так что первоисточник по продажам и удержаниям остаётся под рукой, даже когда кабинет площадки перестал показывать старые периоды.